作業効率を上げる方法10選！生産性が高い人と低い人の違いも解説

現代の働く環境では、作業効率を上げることが求められています。特に企業の社員にとって、効率的に仕事を進めるスキルは非常に重要です。

そこで本記事では、

• 作業効率を上げるための基礎知識
• 作業効率を上げる方法10選
• 抑えておくべきポイント
• 生産性が高い人と低い人の違い

についてわかりやすく解説します。
この記事を読めば、作業効率を上げる方法が身につき、読んだその日から行動に移せます。できることから実践し、生産性の高い人になりましょう。

作業効率を上げるための基礎知識

作業効率を上げることは、日々の業務において非常に重要です。まずは、定義と重要性について解説します。

作業効率とは何か？

作業効率とは、限られた時間やリソースを最大限に活用して、目標を達成する能力を指します。具体的には、同じ時間内でより多くの成果を上げたり、同じ成果をより短い時間で達成したりすると、作業効率が上だと言われます。

作業効率が高い人は、短時間で多くの仕事をこなし、スムーズに業務を進めることができます。逆に、作業効率が低い人は、時間がかかりすぎたり、ミスが多かったりして、結果的に生産性が低下します。

作業効率を上げる重要性

作業効率を上げることは、企業の成功や個人の成長に不可欠です。特に以下の点で重要だと言えます。

• 生産性の向上：作業効率を上げると、限られた時間内でより多くの仕事をこなすことができ、企業や組織全体のパフォーマンスが向上します。
• コスト削減：効率的な作業は無駄な時間とリソースを削減し、人件費や運営コストを節約できます。
• ワークライフバランスの改善：仕事にかける時間が短縮されると、プライベートの時間が増え、モチベーションの向上にもつながります。
• 競争力の強化：市場での競争が激化する中、効率的な運営は企業の競争力を強化し、成長に貢献します。

作業効率を上げる方法10選

この章では、作業効率を上げるための具体的な方法を10選紹介します。タスクの見える化や優先順位付け、時間管理のテクニック、効率的なツールの活用など、多様な方法を紹介します。今日からぜひ実践してみてください。

方法①：タスクの見える化

タスクの見える化とは、現在進行中の作業やこれから行うべき作業を視覚的に整理する方法です。これにより、どのタスクがどの程度進行しているのか、次に何をすべきかが一目でわかります。以下のツールや方法を使って、タスクの見える化を実現することができます。

【カンバンボードの利用】
カンバンボードは、タスクを「To Do」「In Progress」「Done」のようなステージに分けて管理する方法です。TrelloやJiraなどのツールを使えば、簡単にカンバンボードを作成し、タスクを視覚的に管理することができます。これにより、チームメンバー全員が現在の作業状況を把握しやすくなります。

【ガントチャートの活用】
ガントチャートは、タスクの進捗を時間軸で管理するためのツールです。プロジェクト全体のスケジュールを視覚的に表示し、各タスクの開始日と終了日を明確にすることで、タスクの優先順位を設定しやすくなります。これにより、タスクの遅延やリソースの過不足を早期に発見することができます。

方法②：優先順位を付ける

優先順位を付けて、タスクの重要度や緊急度に基づいて作業の順番を決めましょう。適切な優先順位付けを行うことで、重要なタスクに集中し、効率よく作業を進めることができます。以下の方法を用いて、タスクの優先順位を付けることができます。

【エイゼンハワーマトリックス】
エイゼンハワーマトリックスは、タスクを「重要かつ緊急」「重要だが緊急でない」「緊急だが重要でない」「緊急でも重要でもない」の4つに分類する方法です。これにより、最も重要なタスクを優先的に処理し、重要でないタスクに時間を費やすことを避けることができます。

【ABC分析】
ABC分析は、タスクをA、B、Cの3つのカテゴリーに分類する方法です。Aは最も重要で優先すべきタスク、Bは重要だがAほど緊急でないタスク、Cは重要度が低く後回しにできるタスクです。この方法を使うことで、リソースを最も効果的に活用することができます。

【モスク法（MoSCoW法）】
モスク法は、タスクをMust have（必須）、Should have（推奨）、Could have（あれば良い）、Won’t have（今は必要ない）の4つに分類する方法です。この方法を用いることで、プロジェクトの重要度に応じたタスクの優先順位を明確にしやすくなります。

方法③：時間管理のテクニックを身につける

#時間管理は、仕事の効率を上げるための重要なスキルです。効果的な時間管理は、生産性を向上させるだけでなく、ストレスを軽減し、よりバランスの取れた生活を送ることにも繋がります。ここでは、実践的な時間管理のテクニックをいくつか紹介します。

【ポモドーロ・テクニック】
ポモドーロ・テクニックは、作業時間を短いセッションに分け、休憩を挟む方法です。具体的には、25分間集中して作業し、その後5分間の休憩を取ります。このサイクルを4回繰り返した後、15〜30分の長めの休憩を取ります。このテクニックは、集中力を維持し、疲労を防ぐのに効果的です。

【タイムブロッキング】
タイムブロッキングは、スケジュールを時間ブロックに分け、それぞれのブロックに特定のタスクや活動を割り当てる方法です。例えば、午前中の2時間を「メール処理」、午後の3時間を「プロジェクト作業」といった具合にスケジュールを組みます。この方法は、タスクに集中する時間を確保し、予定外の中断を防ぐのに役立ちます。

【GTD（Getting Things Done）】
GTDは、デビッド・アレンによって開発された時間管理の方法論です。この方法は、タスクを明確にし、それぞれのタスクを適切なタイミングで実行するためのシステムを構築することに焦点を当てています。GTDの基本ステップは以下の通りです。

1. 収集：すべてのタスクやアイデアをリストに書き出す。
2. 整理：タスクをカテゴリーやプロジェクトごとに整理する。
3. 処理：次に取るべき具体的なアクションを決める。
4. レビュー：定期的にリストを見直し、進捗を確認する。
5. 実行：計画に基づいてタスクを実行する。

【80/20の法則（パレートの法則）】
パレートの法則は、「結果の80％は、20％の原因から生じる」という原則です。時間管理においては、最も重要な20％のタスクが、あなたの成果の80％を生み出すことを意味します。この法則を活用することで、優先すべきタスクに集中し、効果的に時間を使うことができます。例えば、売上に大きな影響を与える活動に時間を多く割り当てることで、業績を向上させることができます。

【デイリープランニング】
毎日の始まりに、その日に行うべきタスクを計画することは、時間管理において非常に有効です。デイリープランニングは、次の順番で行うと効果的です。

1. 優先順位の設定：最も重要なタスクをリストの上位に配置する。
2. 時間の見積もり：各タスクにかかる時間を見積もり、スケジュールに組み込む。
3. バッファタイムの確保：予期せぬ事態に備え、バッファタイムを設ける。
4. レビュー：一日の終わりに、達成したタスクと未達のタスクを見直し、翌日の計画に反映する。

【バッチ処理】
バッチ処理は、同じ種類のタスクをまとめて行う方法です。例えば、メールの返信や書類の整理など、似た作業を一度にまとめて行うことで、時間と労力を節約できます。バッチ処理は、切り替えコストを減らし、効率を高めるのに効果的です。

方法④：デスク周辺の整理整頓

デスク周辺を整理整頓も重要です。適切な整理整頓によって、無駄な時間を削減することができます。

• 必要なものだけをデスクに置く：デスクの上には、頻繁に使用するものだけを置くようにします。ペン、メモ帳、パソコンなど、毎日使用するアイテムだけをデスクに残し、その他のものは収納します。これにより、作業スペースが広がり、集中力を高めることができます。
• 引き出しの活用：デスクの引き出しは、用途ごとに整理します。上部の引き出しには文房具を、中部の引き出しには頻繁に使用する書類を、下部の引き出しには重要書類やストックを収納するなど、明確な分類を行うことで、必要なものをすぐに取り出せるようにします。
• 整理整頓の習慣化：デスクの整理整頓を習慣化することが重要です。毎日の終わりにデスクを片付け、次の日に備える習慣をつけることで、常に整った状態を保つことができます。また、定期的に不要なものを処分することも大切です。

方法⑤：デジタル環境の整理整頓

デジタル環境を整理すると、必要な情報やツールに迅速にアクセスできるようになります。集中力の維持にも効果的です。

• ファイルの整理：デジタルファイルは、フォルダを適切に分けて整理します。例えば、プロジェクトごとにフォルダを作成し、その中に関連するドキュメントや資料を収納します。これにより、必要なファイルに迅速にアクセスでき、作業の効率を高めることができます。
• デスクトップの整理：パソコンのデスクトップは、必要最低限のアイコンのみを残し、その他はフォルダに収納します。デスクトップに多くのアイコンが散乱していると、視覚的なノイズが増え、集中力が削がれる原因となります。定期的にデスクトップを整理し、整理整頓された状態を維持しましょう。
• クラウドストレージの活用：クラウドストレージを活用することで、デジタルファイルの整理が一層効率的になります。Google DriveやDropboxなどのクラウドサービスを使うことで、ファイルを一元管理し、どこからでもアクセスできるようになります。また、クラウド上にファイルを保存することで、デバイスのストレージ容量を節約することもできます。

方法⑥：効率的なツールとソフトウェアの活用

作業効率を上げるためには、適切なツールやソフトウェアを活用することが非常に重要です。これらのツールを使うことで、タスク管理、時間管理、コミュニケーションの効率が向上し、生産性が劇的に上がります。ここでは、具体的なツールとその活用方法について解説します。

方法⑦：無駄な作業の排除と業務フローの見直し

業務効率を上げるために、そもそもの業務自体を見直すことが重要です。

そのために、まずは作業の棚卸しと現状分析を行います。すべての作業をリストアップし、それぞれの作業の目的と必要性を確認します。目的が不明確な作業や他の作業と重複している作業があれば、改善の余地があるかを検討します。無駄な作業であれば、それらを削減または廃止する決定をしましょう。

次に、フローの簡素化や、自動化の導入を行います。複雑な業務フローを簡素化することで、作業をスムーズに進めることができます。例えば、承認ルートを簡素化することや、作業の電子化が考えられます。ルーチン作業や繰り返し行う作業は、自動化することで無駄を削減できます。例えば、データ入力やメールの配信などの作業を自動化ツールを使って処理することで、人手を省き、ミスを減らすことができます。

また、会議の効率化も見落としがちなポイントです。会議は必要な情報共有や意思決定の場ですが、無駄な時間が多い場合があります。会議の目的を明確にし、アジェンダを事前に共有することで、会議時間を短縮できます。また、不要な会議は適宜見直し、必要な会議だけを行うようにしましょう。

方法⑧：集中力を高める環境づくり

集中力を高めるためには、物理的・心理的な環境を整えることが非常に重要です。効果的な環境づくりは、作業効率を向上させ、仕事や学習の質を大幅に向上させます。以下に、集中力を高めるための具体的な環境づくりの方法を紹介します。

【適切な照明】

• 自然光の活用：可能であれば自然光を利用するのが理想的です。自然光は視覚疲労を軽減し、気分を明るくする効果があります。
• デスクライトの使用：自然光が不足する場合や夜間の作業には、適切なデスクライトを使用します。LEDライトはエネルギー効率が高く、目に優しいためおすすめです。

【ノイズコントロール】

• ノイズキャンセリングヘッドホン：外部の騒音を遮断するためにノイズキャンセリングヘッドホンを使用すると、静かな環境を維持できます。
• バックグラウンドミュージック：一定のリズムを持つバックグラウンドミュージックや自然音を流すことで、集中力を高めることができます。

【快適な温度・空気】

• 適切な室温：集中力を維持するためには、室温を20〜25度に保つのが理想的です。
• 空気の循環：定期的に換気を行い、新鮮な空気を取り入れることで、頭がすっきりし、集中力が向上します。

【人間工学に基づいたオフィス家具】

• 調整可能な椅子：高さや背もたれの角度を調整できる椅子を選ぶことで、体に負担をかけずに作業できます。
• スタンディングデスク：長時間座りっぱなしになることを避けるために、スタンディングデスクを利用するのも効果的です。

方法⑨：定常業務のマニュアル化

業務のミスを減らし、作業の一貫性を保つために。定常業務をマニュアル化しましょう。マニュアル化を行うことで、作業時間を短縮し、個々のスキルレベルにかかわらず安定した業務遂行が可能となります。新入社員の教育にも効果的です。

マニュアル化の方法として、まずはプロセスの文書化を行いましょう。業務の各ステップを詳細に記述し、写真や図を使って視覚的に説明します。これにより、わかりやすく、誤解のないマニュアルを作成することができます。

次に、各ステップで誰が何を行うべきか、役割と責任を明確に記述します。これにより、責任の所在がはっきりし、ミスや重複作業を防ぐことができます。

作成後は、定期的にチェックを行いましょう。業務プロセスは常に変化するため、マニュアルも定期的に見直し、更新する必要があります。最新の手順やツールに対応した内容にすることで、常に実用的なマニュアルを維持できます。

方法⑩：業務のアウトソーシング

業務のアウトソーシングは、企業が特定の業務を外部の専門業者に委託することで、作業効率を向上させる方法です。主なメリットには、コスト削減、専門知識の活用、コア業務への集中、柔軟性の向上があります。例えば、ITサポートやカスタマーサービスを外部に委託することで、自社の従業員はより戦略的な業務に集中できます。

ただし、外部業者の選定やセキュリティ管理が重要となり、適切な管理が求められます。

作業効率を上げる4つのポイント

直接的に実践する方法以外にも、作業効率を上げるポイントがあります。ここでは見落としがちな4つのポイントを解説します。

効果的に休憩を取る

効率よく作業を進めるためには、適切な休憩も重要です。長時間の連続作業は疲労を蓄積させ、生産性を低下させる原因となります。定期的に短い休憩を取ることで、集中力を維持し、作業効率を高めることができます。例えば、簡単なストレッチや軽い運動を取り入れることで、リフレッシュしやすくなります。

ストレスを管理する

ストレスは作業効率に大きな影響を与えます。適切なストレス管理を行うことで、心身の健康を保ち、作業効率を向上させることができます。例えば、リラクゼーションのための呼吸法や瞑想を取り入れることが有効です。また、趣味やリラックスできる時間を確保することも、ストレスの軽減に役立ちます。

コミュニケーションの円滑化

効率的に作業を進めるために、チーム内のコミュニケーションも忘れてはいけません。情報共有や意見交換をスムーズに行うことで、無駄な作業を減らし、効率よくプロジェクトを進めることができます。例えば、定期的なミーティングやチャットツールを活用して、コミュニケーションを円滑にすることが大切です。

継続的な改善

作業効率を高めた後は、常に改善を意識していきましょう。PDCAサイクル（計画、実行、評価、改善）を取り入れて、作業プロセスを見直し、改善を繰り返すことで、継続的に作業効率を向上させることができます。特に、現状の作業方法に満足せず、常により良い方法を模索する姿勢が求められます。

生産性が高い人と低い人の違い

生産性の高い人はどのような特徴を持ち、どのような方法で仕事を進めているのでしょうか。ここでは、生産性が高い人の特徴と生産性が低い人の特徴を解説し、それぞれの違いを比較表にまとめます。

生産性が高い人の特徴

生産性が高い人には共通する特徴があります。これらの特徴を取り入れることで、誰でも作業効率を上げることが可能です。

• 計画的に行動する：生産性が高い人は常に計画的に行動しています。彼らは仕事の優先順位を明確にし、何をどの順番で行うかを事前に決めています。例えば、朝の始業前にその日のタスクリストを作成し、重要度や緊急度に応じてタスクを並べ替えています。
• 優先順位の設定が上手い：生産性が高い人は、重要なタスクから優先して取り組むことができます。
• タスクの細分化：生産性が高い人は、大きなタスクを細かく分割することが得意です。例えば「企画書の作成」という大きなタスクを「アイデアを出す」「資料を集める」「文章を作成する」「見直しを行う」といった小さなタスクに分けてから取り組みます。
• 効率的なツールの活用：生産性が高い人は、自分に合った効率的なツールやアプリを活用しています。例えば、タスク管理ツールやプロジェクト管理ツールを使って作業の進捗を把握し、クラウドサービスを活用して情報を一元管理することで、どこでも必要な情報にアクセスできるようにしています。
• 定期的な振り返りと改善：生産性が高い人は、定期的に自分の作業方法を振り返り、改善点を見つけて実行します。PDCAサイクルを活用して、常に効率を向上させる努力を怠りません。

生産性が低い人の特徴

一方で、生産性が低い人には以下のような特徴が見られます。

• 無計画に行動する：生産性が低い人は、計画を立てずに仕事を始めることが多いです。重要なタスクが後回しになったり、無駄な作業に時間を費やしてしまったりします。計画を立てないことで、作業の優先順位が不明確になり、結果として効率が低下します。
• 環境の乱れ：生産性が低い人は、机周辺や、仕事で使用するデータ類が整理されていないことが多いです。必要な資料やファイルを探すのに時間がかかり、その結果として作業の効率が低下します。整理整頓を心掛けることで、この問題を改善することができます。
• タスクの細分化ができていない：大きなタスクをそのまま取り組み、途中で挫折しやすくなります。タスクを細分化せずに取り組むと、進捗が見えにくくなり、達成感を感じにくくなります。タスクを細かく分けることで、達成感を得やすくなり、モチベーションを維持しやすくなります。
• ツールを活用していない：生産性が低い人は、適切なツールを活用していないことが多いです。効率的なツールやアプリを使用することで、作業の進捗を可視化し、効率よく作業を進めることができます。ツールの活用は、作業効率を大幅に向上させるために重要です。
• 定期的な振り返りができていない：生産性が低い人は、自己評価や振り返りを行わないことが多いです。結果として、生産性が上がらないままになります。

生産性が高い人と低い人の比較

生産性が高い人と低い人の違いを、以下の通り、表にまとめました。

作業効率を上げた成功事例

ツールを活用し、作業効率を上げた成功事例を紹介します。

製造業でのコミュニケーションの改善

ある製造業では、Microsoft Teamsを導入することで、社内コミュニケーションが大幅に改善されました。以前はメールや電話でのやり取りが主流で、情報共有に時間がかかっていました。

Teamsを導入したことで、チャット機能やビデオ会議機能を活用し、迅速な情報共有と意思決定が可能になりました。また、ファイル共有や共同編集機能を利用することで、プロジェクトの進行がスムーズになり、作業効率が向上しました​

中小企業のプロジェクト管理ツールの導入

ある中小企業では、プロジェクト管理ツールのTrelloを導入しました。全社員が各自のタスクを見える化し、ボード形式で進捗状況を管理することで、プロジェクトの進行がスムーズになりました。ミーティングの時間が削減され、各自が優先順位を把握しやすくなり、業務の効率が向上しました。

リモートワークにおけるコミュニケーションツールの活用

ある企業では、リモートワークの普及に伴い、コミュニケーションツールのSlackを導入しました。チーム間のコミュニケーションが円滑になり、メールのやり取りが減少しました。また、必要な情報をチャネルごとに整理することで、情報の検索が容易になり、作業効率が大幅に向上しました。

飲食店の業務効率化

ある飲食店では、POSシステムを導入し、注文管理と在庫管理を一元化しました。注文のミスが減り、在庫管理が容易になり、仕入れの効率化にもつながりました。また、スタッフの業務負担が軽減され、サービスの質も向上しました。

作業効率を上げて生産性の高い人になろう

作業効率の向上に悩んでいる方は、時間管理がうまくできない、集中力が続かないなど、身近なことで困っている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、作業効率を上げる10個の方法や、見落としがちなポイント、生産性が高い人の特徴について解説しました。作業効率が上がると、日々の業務が改善するだけでなく、日々のモチベーションも向上し、将来的なキャリアアップにもつながります。

この記事で紹介した方法を実践し、自分に最適な方法を見つけてください。応援しています！