スキャニングサービスとは？選び方とメリット・デメリット

スキャニングサービスは、紙文書を電子データに変換することで、業務の効率化やコスト削減、セキュリティの向上など、多くのメリットを提供します。本記事では、スキャニングサービスの基本から具体的な利用メリットとデメリット、選び方のポイントまで詳しく解説します。この記事を通じて、企業がスキャニングサービスを導入する際の判断材料を提供し、最適なサービス選定の手助けを目指しています。デジタルトランスフォーメーションの一環として、紙文書の電子化を検討する企業にとって、この記事が有益な情報源となることを願っています。

スキャニングサービスの概要とその重要性

スキャニングサービスは、紙文書を電子データに変換するサービスです。電子化された文書は、検索が容易であり、業務プロセスの迅速化にも寄与します。さらに、デジタルデータはバックアップが容易であり、災害時のリスク管理にも有効です。スキャニングサービスを導入することで、オフィス環境が整い、業務の効率化が期待できます。

スキャニングサービスの流れ

スキャニングサービスの流れは以下の通りです。

• 書類の整理: まず、スキャン対象の書類を整理し、スキャンしやすい状態にします。
• スキャニング: 高性能なスキャナーを使用して、紙文書をデジタル化します。この際、解像度やカラー設定を調整して、最適な品質を確保します。
• OCR処理: 必要に応じてOCR（光学文字認識）処理を行い、テキストデータとして認識させます。これにより、文書内の文字情報を検索可能にします。
• データの保存と管理: スキャンしたデータを適切な形式で保存し、管理します。クラウドサービスを利用することで、どこからでもアクセス可能な状態にすることができます。

スキャニングサービスの9つのメリット

スキャニングサービスを利用することでどのようなメリットが得られるのかを具体的に解説します。

メリット①：紙文書の電子化

スキャニングサービスの最も基本的な利用目的は、紙文書の電子化です。紙の書類を電子データに変換することで、物理的な管理の手間を省き、デジタルデータとして効率的に管理することができます。例えば、契約書や請求書、各種報告書などの文書をスキャンし、電子ファイルとして保存することで、必要な情報を迅速に検索できるようになります。これにより、紙文書の紛失リスクが低減し、オフィスの整理整頓にも役立ちます。

• 効率的な管理: 書類を整理し、デジタルフォルダに分けることで、探す手間が省ける。キーワード検索が可能になり、必要な情報を迅速に見つけられる。
• 紛失リスクの低減: 紙の書類は紛失しやすいが、デジタルデータとして保存すればリスクが低くなる。バックアップを取ることで、万が一のデータ消失にも備えられる。
• オフィスの整理整頓: 紙の書類が減ることで、デスクやキャビネットのスペースが有効活用できる。クリーンなオフィス環境を維持でき、業務効率も向上する。

メリット②：業務効率化

企業にとって、日常的に紙文書を扱うことは避けられません。スキャニングサービスを利用することで、これらの文書を迅速にデジタル化し、業務プロセスを効率化することができます。電子化された文書は、容易に共有や検索が可能であり、業務スピードの向上に寄与します。

• 迅速な処理: 高性能スキャナーを使用することで、大量の書類を短時間でデジタル化できる。スキャニング作業を専門業者に任せることで、社員の負担を軽減できる。
• 一元管理: デジタル化された文書を一元的に管理することで、情報の検索や共有が容易になる。各部門間での情報共有がスムーズに行え、業務の効率が向上する。
• プロセスの自動化: OCR（光学文字認識）技術を活用することで、スキャンした文書の文字情報を自動的に読み取ることができる。データ入力の手間を省き、エラーのリスクを低減する。

メリット③：スペースの有効活用

オフィススペースの有効活用も、スキャニングサービスを利用する重要な理由の一つです。紙文書を電子化することで、物理的な保管スペースが不要となり、オフィスのスペースを有効に使うことができます。これにより、スペースの節約が可能となり、オフィス環境が改善されます。

• スペースの節約: 紙文書のデジタル化により、キャビネットや書庫が不要になる。スペースを有効活用し、従業員の作業スペースを広げることができる。
• オフィス環境の改善: クリーンで整理されたオフィス環境は、従業員の集中力や生産性を向上させる。書類の山に悩まされることなく、効率的に業務を進められる。
• 柔軟なレイアウト: スペースに余裕ができることで、オフィスレイアウトを柔軟に変更できる。新しい設備や機器の導入が容易になり、業務の多様化に対応できる。

メリット④：バックアップと災害対策

重要な紙文書をデジタル化することで、災害時のリスクを大幅に軽減することができます。電子データとして保管することで、物理的な文書の劣化や紛失のリスクを防ぎ、バックアップも容易に行うことができます。例えば、火災や洪水などの自然災害による書類の消失を防ぐために、デジタル化された文書をクラウドに保存することが有効です。

• リスク軽減: デジタルデータとして保存することで、物理的な書類の劣化や紛失のリスクを防ぐ。自然災害や事故による文書の消失を防ぐために、クラウドに保存する。
• バックアップの容易さ: デジタルデータは複製が容易であり、バックアップも簡単に行える。定期的なバックアップを取ることで、データの安全性を確保する。
• 災害対策の強化: クラウドサービスを利用することで、災害時にもデータにアクセス可能。企業のBCP（事業継続計画）を強化し、業務の継続性を確保する。

メリット⑤：デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進

デジタルトランスフォーメーション（DX）は、企業が競争力を維持し、成長するために不可欠な要素です。スキャニングサービスは、紙文書の電子化を通じて、企業のDX推進をサポートします。電子化された文書は、デジタルプラットフォーム上で容易に共有・管理できるため、業務プロセスの効率化と透明性の向上を実現します。

• デジタルワークフローの構築: 紙文書の電子化により、デジタルワークフローの構築が可能になります。デジタルプラットフォーム上での文書管理により、業務の迅速化と効率化が図れます。
• データ分析と活用: 電子化された文書データは、容易に分析・活用することができます。データ分析により、業務改善のためのインサイトを得ることができます。
• 競争力の強化: DXの推進により、企業の競争力が強化されます。デジタル化された業務プロセスは、迅速な意思決定を可能にし、競争優位を保つための重要な要素となります。

メリット⑥：リモートワーク対応

リモートワークの普及に伴い、どこからでもアクセス可能な業務環境の整備が求められています。スキャニングサービスを利用することで、電子化された文書をクラウド上に保存し、リモートワーク環境を強化することができます。

• クラウドストレージの利用: 電子化された文書をクラウドストレージに保存することで、どこからでもアクセス可能になります。クラウドストレージは、データのバックアップと災害対策にも役立ちます。
• セキュアなアクセス: クラウド上のデータは、適切なアクセス制御によりセキュアに管理されます。認証システムや暗号化技術を活用することで、データのセキュリティを確保します。
• コラボレーションの促進: リモートワーク環境でも、チームメンバー間でのコラボレーションが容易になります。共同編集機能やリアルタイムでの情報共有により、効率的な作業が可能です。

メリット⑦：コスト削減

スキャニングサービスの利用は、紙文書の管理コストを削減する効果があります。電子化された文書は、物理的な保管スペースや管理にかかるコストを削減し、経費の効率化を図ることができます。

• 保管スペースの削減: 紙文書を電子化することで、物理的な保管スペースが不要になります。オフィススペースを有効活用し、賃料の削減につながります。
• 管理コストの削減: 電子化された文書は、デジタルプラットフォーム上で管理するため、紙文書の管理にかかるコストを削減できます。文書の検索や共有が容易になり、業務の効率化が図れます。
• 環境保護とコスト削減: 紙の使用量を減らすことで、環境保護にも貢献できます。紙の購入費や廃棄コストの削減が可能です。

メリット⑧：環境に優しい取り組み

企業の社会的責任（CSR）活動の一環として、環境に優しい業務プロセスの構築が求められています。スキャニングサービスは、紙の使用量を減らし、エコロジカルな取り組みをサポートします。

• 紙の使用量削減: スキャニングサービスを利用することで、紙の使用量を大幅に削減できます。環境に優しい企業活動を実現します。
• 環境保護の推進: 紙の使用量削減は、森林保護や二酸化炭素排出削減にもつながります。環境保護の観点からも、スキャニングサービスの利用は有効です。
• エコロジカルなブランドイメージ: 環境に配慮した企業活動は、ブランドイメージの向上にも寄与します。環境保護に取り組む姿勢を示すことで、顧客や取引先からの信頼を得ることができます。

メリット⑨：知識の共有と活用

電子化された文書は、社内外での情報共有をスムーズにし、業務の生産性を向上させます。デジタルデータは容易に共有でき、ナレッジシェアやコラボレーションを促進します。

• 情報共有の促進: 電子化された文書は、デジタルプラットフォーム上で容易に共有できます。社内外の関係者と迅速に情報を共有し、業務効率を向上させます。
• ナレッジシェア: 電子化された文書を活用することで、ナレッジシェアが容易になります。知識や情報を共有することで、組織全体のスキルアップが図れます。
• コラボレーションの強化: デジタルプラットフォーム上でのコラボレーションが容易になり、チームの連携が強化されます。共同編集やリアルタイムのコミュニケーションにより、業務の生産性が向上します。

スキャニングサービスの5つのデメリット

スキャニングサービスは多くのメリットを提供する一方で、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを理解し、適切に対処することで、サービスの導入をより効果的に行うことができます。以下では、スキャニングサービスの具体的なデメリットについて詳しく解説します。

デメリット①：初期導入コスト

スキャニングサービスを利用する際には、初期導入コストがかかることがあります。これは、スキャナーの購入やインフラ整備、サービス利用料などが含まれます。特に中小企業にとっては、この初期費用が負担になることがあります。

• スキャナーの購入: 高性能なスキャナーは高額であり、初期投資として大きな負担となることがあります。一方で、リースやレンタルの選択肢も検討することで、初期費用を抑えることが可能です。
• インフラ整備: スキャニングサービスを利用するためには、ネットワークやデータベースの整備が必要です。これには、サーバーの設置やクラウドサービスの契約などが含まれます。
• サービス利用料: サービス提供業者に対する利用料も初期導入コストに含まれます。長期的な契約を結ぶことで、コストを抑えることができる場合もあります。

デメリット②：データ管理の手間

スキャニングサービスを利用してデジタル化されたデータの管理には、一定の手間がかかります。データの整理やバックアップの確保など、日常的な管理作業が必要です。

• データ整理: スキャニングされたデータを適切に整理し、フォルダ分けやタグ付けを行う必要があります。文書管理ソフトウェアを活用することで、整理作業を効率化することが可能です。
• バックアップの確保: デジタルデータは、定期的にバックアップを取る必要があります。クラウドサービスを利用することで、バックアップの手間を軽減できますが、その費用も考慮する必要があります。
• データのアクセス制御: デジタルデータへのアクセス権限を適切に設定し、不正アクセスを防ぐ必要があります。セキュリティ対策として、アクセス制御システムの導入が求められます。

デメリット③：セキュリティリスク

スキャニングサービスを利用することで、デジタルデータのセキュリティリスクが発生します。データの漏洩や不正アクセスを防ぐための対策が必要です。

• データ漏洩のリスク: デジタルデータは、不正アクセスやサイバー攻撃により漏洩するリスクがあります。暗号化技術やアクセス制御システムを導入することで、リスクを軽減できます。
• 不正アクセスのリスク: 社内外からの不正アクセスを防ぐために、強力な認証システムを導入する必要があります。二要素認証やバイオメトリクス認証など、複数の認証方法を組み合わせることが効果的です。
• 法令遵守の重要性: 個人情報保護法やGDPRなど、関連する法令を遵守することが求められます。データの取り扱いに関するガイドラインを遵守し、適切な管理を行う必要があります。

デメリット④：スキャニング品質

スキャニングサービスの品質は、スキャン結果に大きく影響します。スキャナーの設定やメンテナンスにより、スキャン品質が左右されるため、注意が必要です。

• 解像度の設定: スキャナーの解像度設定が適切でないと、スキャン結果が不鮮明になることがあります。高解像度でスキャンすることで、鮮明なデジタルデータを得ることができます。
• カラーバランスの調整: カラー文書をスキャンする際には、カラーバランスの調整が重要です。適切なカラーバランスを設定することで、正確なカラー再現が可能です。
• メンテナンスの必要性: スキャナーは定期的なメンテナンスが必要です。メンテナンスを怠ると、スキャン品質が低下するリスクがあります。

デメリット⑤：物理的書類の廃棄

スキャニングサービスを利用した後の物理的書類の廃棄処理には、注意が必要です。機密性の高い書類を適切に廃棄しないと、情報漏洩のリスクが生じます。

• 機密書類の廃棄: 機密性の高い書類は、シュレッダーや溶解処理を行う必要があります。適切な廃棄処理を行うことで、情報漏洩を防ぐことができます。
• 廃棄処理のコスト: 廃棄処理にはコストがかかるため、予算を考慮する必要があります。廃棄処理サービスを提供する業者を利用することで、効率的な処理が可能です。
• 法令遵守: 廃棄処理に関する法令やガイドラインを遵守することが重要です。適切な廃棄処理を行うことで、法的リスクを回避できます。

スキャニングサービスの選び方と重要なポイント

スキャニングサービスを導入する際には、いくつかの重要なポイントを考慮する必要があります。これにより、企業のニーズに最適なサービスを選択でき、効果的に業務を進めることができます。ここでは、スキャニングサービスを選ぶ際の具体的なポイントと、その重要性について詳しく説明します。

サービスの種類：オンサイトとオフサイトの違い

スキャニングサービスには、オンサイトとオフサイトの2つの主要な種類があります。それぞれの方法には独自のメリットとデメリットがあり、企業のニーズに応じて選択することが重要です。

• オンサイトスキャニング: 業者がオフィスに直接訪問してスキャニング作業を行うため、書類の輸送リスクがありません。また、重要な書類を外部に持ち出さないため、セキュリティが確保されます。メリット: 高いセキュリティが求められる場合や、書類を外部に持ち出せない場合に適しています。デメリット: コストが高くなることが多く、スペースの確保や機材の設置が必要となります。
• オフサイトスキャニング: 専門業者の施設でスキャニング作業が行われるため、コストが比較的低く、効率的に大量の書類を処理できます。メリット: 大量の書類を短期間でスキャニングする必要がある場合や、コストを抑えたい場合に適しています。デメリット: 書類の輸送に伴うリスクがあり、重要書類を外部に持ち出すことに対するセキュリティ上の懸念があります。

対応文書の種類：多様な文書に対応可能か確認

スキャニングサービスを選ぶ際には、対応可能な文書の種類を確認することが重要です。企業によっては、さまざまな種類の文書を電子化する必要があるため、対応範囲の広いサービスを選ぶことが求められます。

• 契約書類: 機密性が高く、厳格な管理が求められる契約書類の電子化が可能か確認します。電子化後のデータのセキュリティ対策も重要です。
• 技術資料: 大判の図面や技術資料など、特殊なサイズや形式の文書に対応できるかを確認します。高解像度でのスキャニングが求められる場合もあります。
• 医療関連書類: 紙カルテや診療記録など、医療関連の文書の電子化が可能か確認します。プライバシー保護や法令遵守が求められます。

セキュリティ対策：データの取り扱いと保存のセキュリティ

スキャニングサービスを選ぶ際には、データの取り扱いと保存に関するセキュリティ対策がしっかりしているかを確認することが不可欠です。特に機密性の高い書類を扱う場合には、以下の点に注意が必要です。

• データの暗号化: スキャンされたデータが適切に暗号化され、外部からの不正アクセスを防止する対策が施されているかを確認します。
• アクセス制御: データにアクセスできる人を制限し、厳格なアクセス制御が行われているかを確認します。
• データのバックアップ: データの喪失を防ぐために、定期的なバックアップが行われているかを確認します。
• 法令遵守: 個人情報保護法やGDPRなど、関連する法令を遵守しているかを確認します。

費用の考慮：コストパフォーマンスを重視した選択

スキャニングサービスを選ぶ際には、コストパフォーマンスを重視した選択が求められます。価格だけでなく、サービスの質や追加オプションの有無を考慮して、最適なサービスを選びましょう。

• 料金体系の確認: スキャニングサービスの料金体系が明確かどうかを確認します。ページ数や文書の種類によって料金が異なる場合があります。
• 追加オプションの費用: OCR処理やデータ管理ツールの提供など、追加オプションの費用も考慮します。
• コスト削減の可能性: 長期的なコスト削減の観点から、スキャニングサービスの導入がどれだけの効果をもたらすかを評価します。

オプションサービス：追加サービスの有無とその内容

スキャニングサービスには、基本的なスキャニング作業に加えて、さまざまなオプションサービスが提供されることがあります。これらの追加サービスを利用することで、さらに効率的な文書管理が可能になります。

• OCR処理: 光学文字認識（OCR）技術を用いて、スキャンされた文書のテキストをデータ化するサービスです。これにより、文書内の文字情報を検索可能にします。
• データ管理ツール: スキャンされたデータを効率的に管理するためのツールやソフトウェアの提供があります。クラウドベースのデータ管理システムなどが含まれます。
• 不要文書の廃棄: スキャン後の不要な紙文書を安全に廃棄するサービスも提供されることがあります。機密性の高い文書の廃棄には、シュレッダー処理や溶解処理が行われます。

スキャニングサービスの具体的な事例と引用

スキャニングサービスは、さまざまな業界や用途で利用されています。具体的な事例を通じて、その効果や利用方法を理解することができます。ここでは、いくつかの具体的な事例を紹介し、スキャニングサービスがどのように企業の業務効率化やコスト削減に寄与しているかを解説します。

富士フイルムビジネスイノベーションの事例紹介

富士フイルムビジネスイノベーションは、スキャニングサービスの先駆者として、さまざまな業界での導入事例を持っています。彼らのサービスは、高性能なスキャナーとAI技術を駆使し、企業の文書管理を効率化します。

• 製薬業界での活用: 富士フイルムビジネスイノベーションは、製薬企業の契約書や研究資料をスキャンし、デジタルデータとして管理しています。これにより、膨大な紙文書の管理が効率化され、情報の検索や共有が容易になります。例えば、研究開発部門でのデータ共有が迅速化され、プロジェクトの進行がスムーズに行えるようになりました。
• 教育機関での利用: 大学や専門学校では、学生の成績表や講義資料をデジタル化することで、管理の手間を大幅に削減しています。学生の成績データを電子化することで、教職員が必要な情報に迅速にアクセスでき、学生対応の効率が向上しました。
• 製造業での適用: 製造業では、技術図面や製品仕様書をデジタル化し、クラウド上で管理することで、現場とオフィス間の情報共有が容易になりました。現場作業員がタブレットを使用して、最新の図面や指示書をリアルタイムで確認できるようになり、ミスの削減と作業効率の向上が実現しました。

ScanBridgeの技術資料と商標登録書類の電子化

ScanBridgeは、特許事務所や製造業など、さまざまな分野でのスキャニングサービスを提供しています。彼らの事例を通じて、具体的なメリットを見てみましょう。

• 特許事務所での活用: ScanBridgeは、国際特許事務所の商標登録書類や出願書類を電子化し、管理を効率化しています。これにより、書類の紛失リスクが低減され、クライアントからの問い合わせ対応が迅速化されました。大量の出願書類をスキャンすることで、デジタルデータとして一元管理が可能となり、検索性が向上しました。
• 製造業での技術資料の管理: 製造業においては、技術資料や製品検査書などを電子化することで、情報の検索と共有がスムーズになりました。特に、技術者が必要な情報を迅速に取得できるようになり、新製品の開発スピードが向上しました。
• 大規模プロジェクトの効率化: ScanBridgeは、数万ページにも及ぶ技術資料を短期間でスキャンし、デジタル化するプロジェクトを成功させました。これにより、企業は膨大な資料を効率的に管理できるようになり、プロジェクトの進行がスムーズに行えました。

大塚商会の医療関係書類と国税書類の電子化

大塚商会は、医療機関や公的機関向けのスキャニングサービスを提供しており、法令遵守と効率的な管理を実現しています。以下に具体的な事例を紹介します。

• 医療機関でのカルテの電子化: 大塚商会は、病院の紙カルテを電子化し、電子カルテシステムに統合することで、医療現場の業務効率を大幅に向上させました。医師や看護師が必要な情報に迅速にアクセスできるようになり、患者対応が迅速化されました。
• 公的機関での国税書類の管理: 国税庁の書類を電子化することで、紙ベースの書類管理から解放され、データベース上での効率的な管理が可能となりました。これにより、書類の検索や処理が迅速化され、税務調査の際の対応がスムーズに行えるようになりました。
• 自治体での文書管理: 自治体の公文書を電子化し、クラウド上で管理することで、住民からの問い合わせ対応が迅速化されました。公文書の保存と管理が効率化され、自治体の業務全体のスピードが向上しました。

スキャニングサービスは、さまざまな業界で幅広く活用されており、それぞれの業界に応じた具体的な効果をもたらしています。これらの事例を参考に、自社のニーズに最適なスキャニングサービスの導入を検討することで、業務の効率化やコスト削減を実現することができます。

スキャニングサービスで業務効率化やコスト削減を実現しよう

スキャニングサービスは、現代のビジネス環境において欠かせないツールとなっています。この記事では、スキャニングサービスの基本から具体的な利用メリット、デメリット、そして選び方のポイントについて詳しく解説しました。

スキャニングサービスは、業務効率化やコスト削減、セキュリティ向上、環境保護など、多くのメリットをもたらします。特に、紙文書の電子化によるスペースの節約や、デジタルデータの管理による迅速な情報検索、そしてクラウドストレージを活用したリモートワーク対応など、現代の多様なビジネスニーズに応える効果があります。

一方で、初期導入コストやデータ管理の手間、セキュリティリスクなど、いくつかのデメリットも存在します。これらのデメリットを理解し、適切な対策を講じることで、スキャニングサービスの導入をより効果的に進めることが可能です。

今後、企業が取り組むべきことは、スキャニングサービスを導入する際に、自社のニーズに最適なサービスを選定し、効果的に利用することです。特に、サービスの種類や対応文書、セキュリティ対策、費用対効果、オプションサービスなど、各ポイントを総合的に評価することが重要です。また、デジタルトランスフォーメーション（DX）の推進や環境保護への貢献も視野に入れた戦略的な導入が求められます。

この記事を読み、今後のビジネス展開においてスキャニングサービスを活用し、業務効率化やコスト削減を実現する一助となれば幸いです。