ペーパーレス化は意味ない？7つのメリットと4つのデメリットを紹介

ペーパーレスという言葉は近年よく使われるようになり、耳にしたことがある人も多いのではないでしょうか。

紙の使用量を削減することを意味するペーパーレスですが、なぜこれほど重要性が取り上げられているのか、具体的にどのようなメリットがあるのかまでは、あまり知られていないのが実情です。

そこでこの記事では、企業がペーパーレス化することの重要性やメリット、デメリット、導入する際のポイントや注意点を詳しく解説します。

最後まで読んでいただければ、きっとあなたの会社のペーパーレス化のお役に立てるはずです。

ますます重要性を増すペーパーレス

まずは、企業がペーパーレス化することの重要性や、そもそもデジタル化することの重要性を知ることが大切です。国の政策やSDGsとも密接に関わるペーパーレスが、企業活動にとってどれほど重要なものであるかを正しく認識しましょう。

国も言及するデジタル化の重要性

ペーパーレスについて説明する前に、まずはデジタル化の重要性について触れておきます。なぜかというと、ペーパーレスはデジタル化の枠組みの中に含まれるからです。

現在は、社会全体が目覚ましい速度でデジタル化し、企業もどんどんDX化を進めています。「今現在困っているわけじゃないから」「難しくてよくわからない」などと言っていると、いつの間にか世の中から取り残されてしまいかねません。

確かに、デジタル化やDXの推進は一朝一夕にできることではありませんが、導入のハードルを差し引いて余りあるメリットがあります。

中でも業務を効率化できることが大きなメリットで、特にデータの取り扱いに対する効率化には必須と言えるでしょう。社内で扱っている情報を電子データ化することで、情報共有の利便性が格段に高まります。

そして業務を効率化できるということは、それまで割いていた人員を削減することができるようになり、人手不足の解消や人件費の削減にもつながるのです。

また、コロナ禍を契機にリモートワークを取り入れる企業が増えましたが、このリモートワークもデジタル化の恩恵を受けた業務形態と言えます。今後はさらに多様な働き方が求められる時代になるため、やはりデジタル化が求められます。

企業が順調に成長し、グローバル展開を目指すためにもデジタル化は必須です。海外の支社や取引先とやりとりする際、デジタル化できていれば、インターネットを通じて簡単に契約や情報共有が可能です。

さらに、デジタル化の重要性は、経済産業省が2018年に発表したDXレポートの中でも言及されています。具体的には、今後あらゆる産業において、新たなデジタル技術を使ったビジネスモデルを展開する新規参入企業が増えること、競争力の維持のためには、こうした企業に立ち向かうためにデジタル化・DXを推進する必要があると記載されています。

そして、DXレポートで取り上げられた「2025年の崖」問題も、デジタル化の重要性の観点から大切なものです。DXレポートでは、多くの企業がこのまま既存のシステムに頼っていると、2025年にはDXレポートが発表された2018年の3倍にあたる、年最大12兆円の経済的損失が生じる懸念があるとされています。また、既存の基幹システムに対するサポートが、2025年を皮切りに続々と終了することも大きな懸念点です。

デジタル化やDXの推進には、

など、企業が抱える課題は多いですが、2025年の崖問題から考えてもやはり必須と言えるでしょう。

参照：経済産業省 DXレポート

ペーパーレスはデジタル化の入り口として最適

そこで登場するのがペーパーレスです。ペーパーレス化を推進して、社内データをデジタル化することが、最も始めやすいデジタル化の入り口です。

ペーパーレスとは、業務上で使用する紙を削減する取り組み全体を指す言葉ですが、ここでは主に書類や資料のデジタル化に主眼を置いて説明します。

ペーパーレス化によって、それまで紙で物理的に行っていた業務がデジタル化され、業務の効率化などさまざまな恩恵を受けることができるようになります。

など、その範囲は多岐にわたり、過去に紙を使って行っていた業務を電子データ化したものは、全てペーパーレスの取り組みと言えるのです。

政策からわかるペーパーレスの重要性

ペーパーレスを推進することの重要性は、政府が「電子帳簿保存法」や「e-文書法」を推進していることからもわかると思います。

2020年に経済産業省が発表した「DXレポート2」の中でも、企業が取り組むべきデジタル化の例として、ペーパーレスが挙げられています。

また、2021年には「脱ハンコ」法案が可決され、デジタル庁が発足しました。2022年には「電子帳簿保存法」が改正され、2年間の猶予を経て2024年1月に義務化されます。

こうした政策を鑑みると、ペーパーレスの重要性が実感しやすいのではないでしょうか。

そして、ペーパーレスを推進することで人的リソースの削減にもつながり、今後さらに進む労働人口の減少に伴う人手不足への対応には不可欠です。

デジタル化からさらに進んで、DXを推進するためにも、ペーパーレスは当然必須なこととなります。こうして多角的に事業を考えたとき、ペーパーレスに取り組んでいて当たり前の時代は、すぐそこまで来ているのです。

参照：経済産業省 DXレポート2.2(概要)

SDGsの観点からも注目されている

ペーパーレスは、SDGsの観点からも重要になります。現在の社会では、SDGsに取り組んでいる企業と取り組んでいない企業とでは、企業価値やブランディングの観点から大きく評価が変わるからです。

ペーパーレスを推進して紙の使用量を減らすことは、紙の原材料である木材の使用を減らすことにつながり、環境保護やCO2削減の観点からSDGsの取り組みと言えるのです。

SDGsというものは、17ある目標の全てが包括的に結びついているため、一つの取り組みはSDGsの全ての目標と密接に関係します。ですが、ペーパーレスとより強く関わっている目標として、次の4つを挙げることができます。

こうしたさまざまな観点からSDGsに結びつくため、まだSDGsに取り組んでいない企業にとっては、デジタル化とSDGsの取り組みを同時に行えるということは大きなメリットです。

自社メディアなどで発信することで、企業のイメージアップにもつながるため、SDGsの取り組みを始めたい企業の入り口としてもおすすめです。

ペーパーレスのメリット7選

ペーパーレス化することの重要性はおわかりいただけたと思いますが、重要なだけではなく、多くのメリットがペーパーレス化にはあります。

ここでは、企業がペーパーレス化することによって得られるメリットを、代表的なものに絞って7つご紹介します。

メリット1.検索が容易

まず最初に挙げるペーパーレス化のメリットは、検索が容易になることです。紙の書類を使って業務を行っていると、古い書類を探すときなどに多大な手間や時間がかかることがあります。

「いや、うちはきちんと整理して保存してあるから大丈夫」と思った人もいるでしょうが、どれだけ完璧に整理してあっても、電子データ化した管理には到底及びません。

一枚の書類を探すだけならそれほど大きな差は生まれないかもしれませんが、ある事案に対する関連書類を複数枚探す場合などには、大きな差になります。

電子データ化された資料なら、キーワード検索などの検索方法を使うことで、関連する書類を一度に検索することが可能だからです。

この利便性の高さは、ペーパーレス化の大きなメリットです。

メリット2.物理的な場所を取らない

次に挙げるペーパーレス化のメリットは、書類を保管するためのスペースが必要ないことです。紙で書類を保管すると、書類が増えれば増えるほど保管スペースが必要になります。

また、保管スペースが圧迫されてきて、必要ない書類を破棄しようと思っても、破棄して良い書類と保存すべき書類が区別できず、なかなか破棄できないこともあるでしょう。

ペーパーレス化していれば、保管スペースが必要ないため、そもそも古いデータを消す必要性もありません。場所を取らないだけでなく、こうした手間もなくすことができます。

そして、大量の書類を紙で保管していた企業がペーパーレス化を推進すると、今まで保管に使われていたスペースが空くことになります。書類の保管に広い部屋を一室使っていた場合には、一部屋丸ごと違う目的に使うことができるようになるでしょう。

細かいところでは、デスク周りも整頓しやすくなり、オフィスの美観にもつながります。自分のデスクから、紙の書類がなくなった光景を想像すると、その整頓しやすさがわかるのではないでしょうか。

メリット3.セキュリティ対策がしやすい

セキュリティ対策の容易さも、ペーパーレス化の大きなメリットの一つでしょう。

紙の書類はコピーが容易く、書類の入ったカバンの置き忘れなども起こりうるため、情報漏洩のリスクが常につきまといます。

「自分は危機管理の意識をしっかりもっているから、そんなことにはならない」と自信を持っている方も多いでしょうが、ヒューマンエラーはどんな人にでも起こり得ることです。

また、紙の書類は保管場所に鍵をかける、監視カメラを設置するなど、セキュリティに物理的な対策が必要になります。

しかし電子データなら、パスワードの設定やアクセス制限をかけるなどの対策で簡単にリスクを下げられますし、タイムスタンプ機能を使うことにより、データの改竄も行いにくくすることができます。

あくまでしっかりとしたセキュリティ対策を施していることが前提にはなりますが、情報の気密性という観点からも、ペーパーレス化の恩恵はとても大きいのです。

メリット4.どこでも閲覧できる

次に挙げるペーパーレス化のメリットは、端末さえあればどこでも情報が閲覧可能な点です。

紙の書類を使っていると、出張や取引先に行く際、大量の書類を持ち運ばなければならないことがあります。しかし、ペーパーレス化していれば、ノートパソコンやタブレットなど、情報を閲覧するための端末を持ち運ぶだけで良いのでとても便利です。遠くの取引先に伺うために出張に行ったら、必要な書類が一部欠けていた、などという心配もなくなります。

また、想定外の商談などが発生した際にも、必要な書類をいつでも見られるため、即時対応が可能になることもあります。ビジネスにおいて、スピード感は何よりも重視されることがあるほどの重要なものです。ペーパーレス化は、スピーディーな取り引きも可能にします。

さらに、どこでも閲覧できるという特性を活かすことでリモートワークも活用しやすくなり、柔軟な働き方が可能になります。

閲覧の場所が制限されないことで、これだけ多くのメリットが生まれるのです。

メリット5.紙の書類と違い劣化しない

紙の書類と違って電子データは劣化しないということも、ペーパーレス化の大きなメリットです。

紙で書類を保管すると、いくら気をつけていたとしても、どうしても経年劣化はしてしまいます。また、書類を扱っている際に汚してしまったり、破れてしまったりすることもあるでしょう。

紙の書類が劣化すると、印字が滲んで見づらくなる、印影が確認しづらくなるなどの弊害が起こりますが、電子データは経年劣化しませんし、いつまでもそのままの形でデータを保存可能です。

大切な書類を保管するには、やはりペーパーレス化して電子データとして保管するのが一番です。

メリット6.BCP対策に有効

ペーパーレス化は、データをクラウド保存しておくことで、BCP対策にも有効です。

BCPとはBusiness Continuity Planの略で、事業継続計画と訳されます。具体的には、自然災害やコロナを始めとした感染症によるパンデミックなどで、企業や団体が非常事態に直面した際、損害を最小限に抑えて業務の早期復旧を図るための計画のことです。

紙で書類を全て保管していると、自然災害や火災などで全て消失してしまう危険性がありますが、クラウドにデータを保存することで、データを守って早期の復旧が可能となります。

また、災害やパンデミックなどで出勤が難しい従業員に対しても、リモートワークが可能になることで早期の復帰が可能です。

近年は自然災害やパンデミックなど、企業努力ではどうすることもできない事案が多発しています。防ぐことはできなくとも、ペーパーレスを推進することで、被害を減らし、普及までの時間を大幅に短縮することができるようになります。

メリット7.コストをカットできる

ランニングコストや人件費の削減も、ペーパーレス化のメリットです。

紙の使用が大幅に減るため、紙代、プリンターの導入・維持費用、郵送コスト、ファイル代などが削減できます。また、業務が効率化できるため、人件費の削減につながることでも大きなコストカットが実現できます。

そして、保管スペースが必要なくなることで、小さなオフィスに移転することも可能になります。これは短期的に見ると移転費用がかかるためマイナスに見えますが、家賃などの固定費削減につながるため、長期的に見るとプラスになることが多いです。

さらに、紙の書類を処分する費用の削減にもなります。重要な書類を処分するためにはシュレッダーにかけてから廃棄するのが一般的ですが、より万全を期して、専門の業者に依頼して溶解処理する企業もあります。そうした廃棄にかかる費用を削減できることも、ペーパーレス化のメリットです。

ペーパーレス化の4つのデメリット

ここまでペーパーレス化のメリットをご紹介してきましたが、メリットがあれば当然デメリットもあります。何事においても、メリットとデメリットを比較して検討するのが大切であり、ペーパーレス化を検討する際にもこの比較が重要になります。

ここでは、ペーパーレス化によるデメリットの代表的なものを4つご紹介します。

デメリット1.初期費用が必要

メリットとして、ランニングコストの削減を挙げましたが、ペーパーレス化には導入コストがかかるというデメリットもあります。

もちろんパソコンやタブレットなど、電子データを閲覧するための端末は必要数揃える必要がありますし、専用ソフトウェアやシステムなどの導入コストがかかることもあります。

また、サーバーやストレージの導入費用が必要になることもありますし、クラウドを活用するならクラウドサービスの初期費用や月額・年額の費用も必要です。

そして、情報漏洩への対策を万全にするために、より堅牢なセキュリティシステムを導入するための費用もかかります。

既存のシステムとの親和性を求める場合には、カスタマイズが必要になることもあるでしょう。ペーパーレス化を推進するためには、こうしたさまざまな導入コストがかかることは避けられません。

デメリット2.ネットワーク障害やシステム障害に弱い

自社のサーバーにトラブルが発生した場合に、業務が滞ってしまうことも大きなデメリットです。クラウドにデータを保管している場合には、ネットワーク障害やクラウドのサーバー障害の影響を受けてしまうこともあります。

これらの原因はプログラム、システム負荷、自然災害、電気系統など多岐にわたり、いつどのような障害が起こるか予測できません。

一度トラブルが発生してしまうと、復旧まで関連業務がストップしてしまうため、トラブル発生時の対応を予め策定しておく必要があります。

また、自社サーバーに保管している場合、データの破損や消失のリスクもあるため、自社サーバーとクラウドの併用など、トラブルに対する対策が求められます。

デメリット3.視認性が問題になることも

ペーパーレス化して、電子データを活用することには多大な利便性もある一方で、視認性が問題になることもあります。

例えば、パソコンのモニターやタブレット端末で情報を閲覧するため、資料全体の情報を把握しづらいことがあるのも、その一つでしょう。

また、大きな表や、複数枚の資料を同時に見たい場合などには工夫が必要になることもあります。ノート型パソコンやタブレット端末で小さな文字の資料を閲覧する場合には、拡大表示をすることで一層全体の把握が難しくなるでしょう。

そして、長時間ディスプレイを見続けることで、眼精疲労を起こしやすくなる懸念もあります。こうした視認性に関するデメリットがあることは覚えておいてください。

デメリット4.従業員のITリテラシーの統一

ペーパーレス化には、社員のITリテラシーに関するデメリットもあります。

従業員間で、ITリテラシーの差はどうしてもあるため、世代によっては紙媒体の方が利用しやすいなどと感じて、ペーパーレスに抵抗感を覚える人も出てくるでしょう。ですので、ペーパーレス化の必要性を理解させ、従業員全体で認識を統一させることが大切です。

また、ペーパーレス化を推進するためには、デジタルツールの操作の習得が必須ですが、世代によっては習熟までに多くの時間を必要とすることもあります。
そのため、研修やマニュアルの整備で対策を講じる必要性が生じ、習得まで一時的に作業効率が落ちることも想定に入れなければなりません。

そして、デジタルツールの操作に不慣れな従業員に情報を扱わせると、漏洩のリスクが高まることにも注意が必要です。

このように、ITリテラシーの徹底には時間と労力が必要になります。

導入の際のポイントや注意点

具体的なメリットとデメリットをお伝えしましたが、では、具体的にペーパーレス化する際には、どのようなことに気をつければ良いのでしょうか。
ここでは、特に気をつけて欲しい4つの注意点をご紹介します。

できる所からペーパーレス化する

ペーパーレス化する際には、できるところから少しずつ進めるのが大切です。デメリットのところでも説明しましたが、導入コストやITリテラシーなど多くの課題があるため、いきなり全てをペーパーレス化するのはあまりおすすめできません。

ペーパーレス化は、簡単にできるところから少しずつ進めるのがおすすめで、例えば一部の部署から試験的に導入したり、タブレットを導入して社内会議をペーパーレス化するところから始めるのが良いでしょう。

どこから導入するかを考えるときには、取引先などとの関わりの少ないところから導入するのもおすすめです。他社との取り引きの書類などと違い、社内で完結するものは導入しやすいためです。

従業員に先立って、経営陣から導入するのもよいでしょう。経営陣が積極的に導入することで、企業全体の意識変革につながり、ITリテラシー問題の解消にもつながります。

このように、少しずつ進めることでペーパーレスが導入しやすくなります。

データベース化には仕分けが必要

電子データを利用するにあたってはデータベース化が必須になりますが、電子保存できない書類も存在するため、まずは書類によって仕分ける必要があります。

下の表が、電子保存できない書類の例です。

また、これ以外の書類は基本的に電子保存できるのですが、以下に具体例を挙げておきます。

そして、データベース化する際には、検索しやすくするために、ファイル名やフォルダ名はわかりやすく統一することが大切です。

既存の紙の電子データ化は、OCRやAI-OCRを使って行います。さらに、読み取った情報をRPAを使って自動入力することで、人間が行う業務を大幅に減らすことができます。

しかし、書類の量によってはかなりの手間を要する作業のため、専門業者に任せてしまうのも良いでしょう。もちろん費用はかかりますが、慣れない作業に時間と労力を奪われることなく、確実に電子データ化・データベース化できます。

OCRとは
OCRとはOptical Character Readerの略で、画像データからテキストを認識して、文字データに変換する光学文字認識機能のことです。具体的には、紙の書類をスキャナーで読み込んで、書かれている文字を認識してデジタル変換する技術のことを指します。

一方、AI-OCRとはOCRにAI技術を搭載したもので、機械学習による文字認識率の向上や、フォーマットが異なる帳票への対応などが可能になりました。

そして、RPAはRobotic Process Automationの略で、事業プロセス自動化技術の一種です。このRPAとAI-OCRを連携させることで、文字データを自動で読み取り、デジタルデータ化することができます。

自社に適した環境を整備する

ペーパーレス化するといっても、全ての業種、企業で同じように導入する必要はありません。それぞれの企業の事業内容に合わせて、導入する内容を考えるべきです。

例えば、取引先との関係で紙の書類を求められることもあるでしょうし、電子データ化するべき書類にも違いがあります。

また、適したシステムやサービスも企業ごとに違うため、「このシステムを導入すれば大丈夫」と一概に言えるものでもありません。自社に必要かつ、使いやすいシステムやサービスを導入することで、ペーパーレス化がもたらすメリットを最大限に享受できるでしょう。

しかし、数ある選択肢の中から最適解を導き出すのは難しいのが現実です。自社に専門知識を有した社員がいないなら、専門家に相談して自社に適した環境を推奨してもらうのがおすすめです。

全てを任せるのではなくとも、難しい分野だけでも相談に乗ってもらうだけで進捗に大きな差が生まれることがあります。

紙保管にかかる人件費との費用対効果を算出する

最後のポイントは費用対効果を考えることです。紙で保存する場合にかかる保管や検索などの人件費と、ペーパーレスを導入する際にかかる初期費用やランニングコストを比較することが大切です。

これを行うことによって、よりコスト削減効果が大きいものに絞って導入することも可能になります。その際には、短期的な比較で終わるのではなく、長期的な目線で費用対効果を考えることが重要です。

費用対効果の観点から考えると、移行に伴う人的リソースや業務の遅れなども考慮した場合、専門業者に一任してしまった方が結果として安上がりになることもあります。

確実性、安心感も担保できるため、自社で行うことに不安があるなら特におすすめです。

人件費やランニングコスト、移行に伴う業務の遅れなど、さまざまなファクターを包括的に勘案して、費用対効果を算出することが大切です。

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